Khi hệ thống đúng vẫn không thể triển khai:

Bài học từ dự án Role Profiles tại một tập đoàn bảo hiểm đa quốc gia

Một tập đoàn bảo hiểm đa quốc gia đã quyết định chọn một công ty tư vấn Việt Nam để giải bài toán xây dựng Role Profiles (bản mô tả vai trò các vị trí) cho toàn bộ các vị trí cấp cao và trên tất cả các chức năng trong tổ chức.

Đây là nền tảng phục vụ đồng thời nhiều mục tiêu quản trị: tuyển dụng đúng chuẩn, đánh giá năng lực có hệ thống, chuẩn bị đội ngũ kế thừa và chuẩn hóa vận hành trong dài hạn.

Dự án đã được một công ty tư vấn toàn cầu lớn triển khai cách đây 2-3 năm. Họ đã hoàn thành hơn 20 vị trí và chuyển giao cách làm cho nội bộ Nhân sự tiếp tục thực hiện cho hơn 20 vị trí còn lại.

Và chính là công ty tư vấn Việt Nam đó. Đội ngũ của Coach của WE Consulting đã hoàn thành 30 Role profiles chỉ trong 1.5 tháng. Bí quyết là gì?

Trong thực tiễn tư vấn, một trong những tình huống thách thức nhất không phải là khi tổ chức thiếu mô hình quản trị tốt, mà là khi họ đã có mô hình đó nhưng không thể đưa vào vận hành.

Đây là trường hợp WE Consulting gặp trong một dự án gần đây, thông qua dự án này, chúng tôi tin rằng năng lực đội ngũ tư vấn trong nước hoàn toàn có thể được đặt ngang với năng lực của đội ngũ tư vấn quốc tế - đặc biệt là phần triển khai thực tiễn.

PHẦN 1: BỐI CẢNH DỰ ÁN

Khách hàng là một tập đoàn bảo hiểm đa quốc gia, đang vận hành tại Việt Nam với cơ cấu quản trị phân tầng: Mục tiêu dự án là xây dựng Role Profiles (bản mô tả vai trò các vị trí) cho toàn bộ các vị trí cấp ExCo (Ban lãnh đạo cấp cao) và ExCo-1 (cấp quản lý kế tiếp trực tiếp) trên tất cả các chức năng trong tổ chức. Đây là nền tảng phục vụ đồng thời nhiều mục tiêu quản trị: tuyển dụng đúng chuẩn, đánh giá năng lực có hệ thống, chuẩn bị đội ngũ kế thừa và chuẩn hóa vận hành trong dài hạn.

Trước khi WE Consulting tham gia, dự án đã được một công ty tư vấn toàn cầu lớn triển khai cách đây 2-3 năm. Họ đã hoàn thành hơn 20 vị trí và chuyển giao cách làm cho nội bộ Nhân sự tiếp tục thực hiện cho hơn 20 vị trí còn lại. Câu đầu tiên phía khách hàng chia sẻ trong buổi làm việc đầu tiên với WE Consulting là: "Chúng tôi đã thử thực hiện bài tập này nhưng quá bận với các nghiệp vụ Nhân sự khác và cần sự hỗ trợ thêm từ bên ngoài."

PHẦN 2: CHẨN ĐOÁN: VẤN ĐỀ NẰM Ở ĐÂU?

Sau khi rà soát toàn bộ tiến trình và tài liệu từ giai đoạn trước, WE Consulting xác định nguyên nhân cốt lõi không nằm ở chất lượng chuyên môn của hệ thống. Role Profiles đã được xây dựng đúng phương pháp, có cấu trúc chặt chẽ và tiêu chuẩn rõ ràng.

Vấn đề nằm ở khoảng cách giữa mô hình quản trị và thực tế vận hành của tổ chức, thể hiện qua ba điểm tắc nghẽn cụ thể.

Thứ nhất, quy trình phê duyệt nhiều tầng. Mỗi Role Profile phải đi qua nhiều vòng rà soát và phê duyệt nội bộ, phụ thuộc vào phối hợp liên phòng ban. Tốc độ triển khai giảm dần theo thời gian, đặc biệt khi số lượng vị trí tăng lên.
Thứ hai, nội dung chưa đủ gần với thực tế vận hành. Role Profiles được viết đúng về mặt chuyên môn nhưng chưa đủ trực quan để các lãnh đạo vận hành nhận diện vai trò của mình trong đó. Khi người dùng cuối không thấy mình trong tài liệu, mức độ cam kết với quá trình sẽ giảm.
Thứ ba, thiếu cơ chế duy trì đồng thuận liên tục. Sau khi phương pháp được chuyển giao cho đội ngũ nội bộ, dự án thiếu cấu trúc đủ linh hoạt để duy trì sự thống nhất giữa các bên trong suốt quá trình triển khai, đặc biệt với các chức năng có báo cáo kép lên cấp regional.

Kết quả: dự án không thất bại về chuyên môn, nhưng bị đình trệ trong triển khai.

PHẦN 3: CÁCH TIẾP CẬN CỦA WE CONSULTING: THAY ĐỔI CÁCH LÀM, KHÔNG LÀM LẠI TỪ ĐẦU

WE Consulting quyết định giữ lại toàn bộ phần nền tảng có giá trị từ giai đoạn trước và tập trung vào việc thiết kế lại cách tổ chức vận hành cùng nhau trong dự án.

Ba điều chỉnh có tính quyết định trong giai đoạn này:

Đưa line manager vào vòng đồng thuận từ đầu, không phải ở bước phê duyệt cuối.

Thay vì để bộ phận HR hoàn thiện Role Profiles rồi trình lên để phê duyệt, WE Consulting thiết kế lại quy trình để các lãnh đạo vận hành trực tiếp tham gia vào từng phiên làm việc. Đây là những người hiểu rõ nhất vai trò đó thực sự đòi hỏi gì trong thực tế. Khi họ tham gia từ sớm bắt đầu từ cuộc phỏng vấn đầu tiên hiểu rõ vai trò, mong đợi và những thách thức của vị trí của họ - Engagement Interview, Role Profiles ra đời đã có sự đồng thuận tự nhiên, không cần thêm các vòng phê duyệt bổ sung.

Làm việc trực tiếp với Exco phụ trách chức năng hoặc với regional representative đối với các chức năng có báo cáo khu vực.

Với những mảng được quản lý trực tiếp bởi các Giám đốc chức năng - chúng tôi phỏng vấn trực tiếp họ cho tất cả các vị trí dưới họ để hiểu rõ cấu trúc thượng tầng trong việc sắp xếp trách nhiệm thực thi, chuyên môn yêu cầu, kết quả đầu ra cũng như bối cảnh và mong đợi của từng vị trí.

Với những mảng được quản lý từ cấp regional, WE Consulting không để thông tin đi qua nhiều tầng trung gian. Nhóm dự án thiết lập kênh làm việc trực tiếp với đại diện khu vực để đảm bảo Role Profiles phản ánh đầy đủ kỳ vọng từ cả hai phía: đội ngũ trong nước và cấp quản lý khu vực. Trong các tổ chức đa quốc gia, sự không thống nhất giữa hai cấp này thường là nguyên nhân chính khiến dự án kéo dài hoặc bị từ chối ở bước cuối.

Đơn giản hóa đề xuất mà không làm mất chiều sâu chuyên môn.

WE Consulting rà soát lại toàn bộ cấu trúc Role Profiles, tinh gọn những phần không tạo thêm giá trị sử dụng thực tế và điều chỉnh ngôn ngữ để phù hợp với cách các lãnh đạo vận hành tư duy. Nguyên tắc dẫn dắt ở đây: Role Profiles cần đủ chuyên môn để HR có thể sử dụng trong tuyển dụng và đánh giá, đồng thời đủ thực tế để lãnh đạo áp dụng trực tiếp vào quản trị đội ngũ mà không cần "dịch" lại

PHẦN 4: KẾT QUẢ

30 Role Profiles cho các vị trí ExCo và ExCo-1 được hoàn thành trong 1,5 tháng.
Phản hồi từ phía khách hàng: các Role Profiles có độ chi tiết và mức độ rõ ràng đủ để đưa vào vận hành ngay.

Nhìn rộng hơn:

Dự án này phản ánh một thách thức có tính hệ thống trong nhiều tổ chức lớn: khoảng cách không nằm ở chất lượng của mô hình quản trị, mà nằm ở cách tổ chức vận hành cùng nhau để đưa mô hình đó vào thực tế.
Rút ngắn khoảng cách đó không đòi hỏi phải làm lại từ đầu. Đôi khi, điều cần thay đổi chỉ là cách các bên làm việc cùng nhau trong quá trình triển khai.

Nguyễn Thị Minh Thu

Biên tập: Nguyên Dung

Page updated

Google Sites

Report abuse